Kulunvalvonta ja työajanseuranta toimivat samassa järjestelmässä siten, että kulunvalvontalaitteiden keräämä tieto ovien avauksista ja sulkemisista siirtyy automaattisesti työajanseurantaohjelmistoon. Tämä tarkoittaa, että sisäänkirjautuminen ja uloskirjautuminen tapahtuvat yhdellä kortinlukijalla tai muulla tunnistimella ilman erillisiä toimenpiteitä. Alla käymme läpi, mitä tämä tarkoittaa käytännössä ja milloin integroitu ratkaisu on oikea valinta yrityksellesi.
Mitä hyötyä on kulunvalvonnan ja työajanseurannan yhdistämisestä?
Kulunvalvonnan ja työajanseurannan yhdistäminen poistaa päällekkäisen työn ja parantaa tietojen tarkkuutta. Kun molemmat toiminnot käyttävät samaa dataa, henkilöstöhallinto saa luotettavat kirjaukset ilman manuaalista syöttämistä, ja turvallisuustiimi näkee reaaliajassa, ketkä ovat kiinteistössä.
Käytännön hyödyt näkyvät nopeasti arjessa. Kun työntekijä avaa oven kulkutunnisteellaan, järjestelmä kirjaa samalla työvuoron alkamisen. Sama tapahtuu poistuttaessa: ovi sulkeutuu ja työvuoro päättyy automaattisesti kirjauksiin. Tämä vähentää virheitä, joita syntyy, kun tietoja syötetään käsin useampaan paikkaan.
Yhdistetty järjestelmä tuo etua myös johtamiseen. Esimies voi tarkastella, milloin tiimin jäsenet ovat saapuneet tai lähteneet, ilman erillisiä raportteja kahdesta eri ohjelmistosta. Tietojen vertailu helpottuu, ja poikkeamat, kuten myöhästymiset tai ylityöt, nousevat esiin selkeästi yhdestä näkymästä.
Miten kulunvalvontadata siirtyy automaattisesti työajanseurantaan?
Kulunvalvontadata siirtyy työajanseurantaan rajapinnan tai suoran ohjelmistointegraation kautta. Kun kulunvalvontalaite rekisteröi tapahtuman, tieto välittyy reaaliajassa tai määritetyin väliajoin työajanseurantajärjestelmään, jossa se muodostaa kirjauksen kyseiselle henkilölle.
Teknisesti tämä tarkoittaa, että kulunvalvontaohjelmisto ja työajanseurantaohjelmisto keskustelevat keskenään. Jokainen ovitapahtuma, kuten sisäänkäynti tai poistuminen, tallentuu ensin kulunvalvonnan lokiin. Sieltä tieto siirtyy automaattisesti eteenpäin ilman, että kenenkään tarvitsee tehdä mitään manuaalisesti.
Integraation toimivuus riippuu siitä, miten järjestelmät on alun perin rakennettu. Parhaimmillaan molemmat ohjelmistot on suunniteltu toimimaan yhdessä, jolloin tiedonsiirto on saumaton eikä vaadi erillisiä liitännäisiä tai mukautettua ohjelmointia. Tällöin myös mahdolliset ongelmat, kuten yhteyskatkokset, hallitaan keskitetysti.
Mitä eroa on erillisillä järjestelmillä ja integroidulla ratkaisulla?
Erillisissä järjestelmissä kulunvalvonta ja työajanseuranta toimivat toisistaan riippumattomasti, mikä tarkoittaa, että tietoja hallitaan kahdessa eri paikassa ja niiden yhdistäminen vaatii manuaalista työtä tai erillisen integraatioprojektin. Integroidussa ratkaisussa molemmat toiminnot jakavat saman tietopohjan ja käyttöliittymän.
Erilliset järjestelmät
Kun kulunvalvonta ja työajanseuranta ovat erillisiä, jokainen järjestelmä kerää omaa dataansa. Tämä johtaa helposti tilanteeseen, jossa samat henkilötiedot löytyvät kahdesta eri paikasta ja ne voivat olla ristiriidassa keskenään. Päivitykset, kuten uuden työntekijän lisääminen, täytyy tehdä molempiin järjestelmiin erikseen.
Raportointi on myös työläämpää, koska tiedot täytyy hakea kahdesta lähteestä ja yhdistää manuaalisesti. Tämä lisää virheiden riskiä ja vie aikaa, joka voisi mennä muuhun.
Integroitu ratkaisu
Integroidussa järjestelmässä henkilötiedot, kulkuoikeudet ja työaikakirjaukset hallitaan yhdessä ohjelmistossa. Muutos tehdään kerran, ja se näkyy heti kaikissa toiminnoissa. Raportointi on nopeampaa, koska kaikki tieto on samassa paikassa ja valmiiksi jäsenneltyä.
Integroitu ratkaisu myös vähentää ylläpidon tarvetta, koska päivitettäviä järjestelmiä on yksi eikä kaksi. Tämä näkyy suoraan IT-tiimin työmäärässä ja järjestelmän kokonaiskustannuksissa pitkällä aikavälillä.
Milloin yrityksen kannattaa ottaa käyttöön yhdistetty järjestelmä?
Yhdistetty kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmä kannattaa ottaa käyttöön silloin, kun yrityksessä on useampia toimipisteitä, kasvava henkilöstömäärä tai tarve seurata liikkumista ja työaikaa samaan aikaan tarkasti. Myös siirtyminen avainpohjaisesta kulunvalvonnasta digitaaliseen on luonteva hetki integroidulle ratkaisulle.
Hyviä merkkejä siitä, että yhdistetty järjestelmä on ajankohtainen:
- Henkilöstöhallinto käyttää aikaa tietojen yhdistämiseen kahdesta eri ohjelmistosta
- Kulkuoikeuksien ja työaikakirjausten välillä esiintyy toistuvasti ristiriitoja
- Yritys kasvaa ja tarvitsee skaalautuvan ratkaisun useammalle ovelle tai toimipisteelle
- Turvallisuusvaatimukset edellyttävät tarkkaa kirjanpitoa siitä, ketkä ovat kiinteistössä milloinkin
- Nykyiset avaimet tai lukot aiheuttavat kustannuksia sarjoitusten tai katoamisten takia
Yhdistetyn järjestelmän käyttöönotto ei vaadi kaikkea kerralla. Järjestelmän voi ottaa käyttöön vaiheittain, ovi tai toimipiste kerrallaan, jolloin muutos on hallittu eikä vaadi suurta kertainvestointia.
Miten integroitu järjestelmä toimii käytännössä päivittäin?
Integroitu kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmä toimii päivittäin niin, että jokainen sisäänkäynti ja poistuminen kirjautuu automaattisesti ilman erillistä toimenpidettä työntekijältä tai esimieheltä. Henkilö tunnistautuu kulkutunnisteella, jolloin ovi avautuu ja työvuorokirjaus käynnistyy samalla hetkellä.
Esimies voi tarkastella tilannetta reaaliajassa ohjelmiston kautta. Hän näkee, ketkä ovat töissä, milloin kukin on saapunut ja onko poikkeamia normaaliin verrattuna. Tiedot ovat saatavilla ilman erillisiä kyselyitä tai raporttipyyntöjä.
Kuukauden lopussa palkanlaskenta saa valmiit työaikatiedot suoraan järjestelmästä. Manuaalista tuntilappujen keräämistä tai taulukoiden yhdistelyä ei tarvita. Tämä nopeuttaa palkanlaskentaa ja vähentää virheitä, jotka syntyvät, kun tietoja siirretään käsin järjestelmästä toiseen.
Kulunvalvontajärjestelmä myös tallentaa jokaisen ovitapahtuman lokiin. Tämä tarkoittaa, että tarvittaessa voidaan jälkikäteen tarkistaa, kuka on ollut missäkin tilassa ja milloin. Tämä tieto on hyödyllistä sekä turvallisuuden että työvuorojen seurannan kannalta.
JotWare: kulunvalvonta ja työajanseuranta samassa paketissa
Me JotWarella tarjoamme integroidun ratkaisun, jossa kulunvalvonta ja JotBar-työajanseuranta toimivat saumattomasti yhdessä. Järjestelmämme toimii ethernet-verkossa suoraan palvelimeen yhteydessä, joten erillistä kaapelointia tai kalliita keskittimiä ei tarvita. Asennus käy nopeasti, ja hyödyt ovat käytettävissä ilman turhia viivytyksiä.
Ratkaisumme sopii erikokoisille yrityksille, ja sen voi ottaa käyttöön vaiheittain tarpeen mukaan. Meiltä saat:
- Avaimettoman kulunvalvontajärjestelmän, joka poistaa lukkojen sarjoituskustannukset
- Automaattiset työaikakirjaukset suoraan kulunvalvontadatasta
- Keskitetyn ohjelmiston henkilötietojen, kulkuoikeuksien ja kalenterien hallintaan
- Reaaliaikaisen näkymän kiinteistön henkilöliikenteeseen
- Saumattoman integraation JotBar-työajanseurantaan
Kaikki ratkaisumme on kehitetty Suomessa, ja toimimme ISO 27001 -sertifioituna turvallisuusratkaisujen toimittajana. Yli 150 asiakasta eri toimialoilta luottaa järjestelmiimme päivittäin.
Haluatko tietää, miten integroitu järjestelmä sopii juuri teidän yrityksellenne? Ota meihin yhteyttä, niin käymme tilanteenne läpi yhdessä.