Kulunvalvontajärjestelmät ovat nykyään olennainen osa yritysten tietoturvaa ja henkilöliikenteen hallintaa. Kun organisaatio harkitsee kulunvalvontajärjestelmän käyttöönottoa, herää usein kysymyksiä siitä, mitä tietoja järjestelmä tallentaa ja miten näitä tietoja käsitellään.
Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely ovat erityisen tärkeitä näkökohtia kulunvalvonnassa, sillä järjestelmät keräävät ja tallentavat jatkuvasti tietoja henkilöiden liikkumisesta. Ymmärtämällä, miten kulunvalvontatiedot tallennetaan ja käsitellään, voitte varmistaa, että organisaationne noudattaa tietosuojalainsäädäntöä ja suojaa työntekijöidenne yksityisyyttä.
Mitä henkilötietoja kulunvalvontajärjestelmä tallentaa?
Kulunvalvontajärjestelmä tallentaa henkilötietoja, kuten nimen, yhteystiedot, yrityksen ja aseman sekä kulkuoikeuksiin liittyvät tiedot. Järjestelmä rekisteröi myös kaikki ovien avaukset ja avausyritykset henkilökohtaisesti tunnistettavassa muodossa.
Perushenkilötietojen lisäksi järjestelmä tallentaa kulkuoikeuksiin liittyvää tietoa. Kulkuoikeudet voidaan määritellä eri oville ja kullekin henkilölle työtehtävien ja työaikojen mukaan. Tämä tarkoittaa, että järjestelmään tallennetaan tieto siitä, mihin tiloihin kullakin henkilöllä on pääsy ja milloin.
Vierailijahallinnassa järjestelmä tallentaa vierailijoiden tiedot, kuten nimen, yrityksen ja vierailun tarkoituksen. Aulaemännällä on käytössään reaaliaikainen tieto vierailijoista ja heidän isännistään. Vieraiden poistuessa heidät kirjataan ulos järjestelmästä.
Miten kulkutapahtumat tallennetaan kulunvalvontajärjestelmään?
Kulkutapahtumat tallennetaan automaattisesti jokaisesta oven avauksesta RFID-tekniikkaa hyödyntäen henkilökohtaisella kulkukortilla tai älypuhelimella. Kulunvalvontapäätteet rekisteröivät tapahtumat myös offline-tilassa paikallisverkon häiriöiden aikana.
Järjestelmä huolehtii ovien aukipidosta ja sulkemisesta sekä rekisteröi kaikki ovien avaamiset ja avausyritykset. Kulunvalvontapäätteet ovat itsenäisiä laitteita, jotka voivat toimia akkuvarmennettuina myös sähkökatkoksen aikana. Tämä varmistaa, että kaikki kulkutapahtumat tallentuvat luotettavasti.
Kulunvalvontapäätteiltä tiedot siirtyvät keskitettyyn tietokantaan, josta voidaan hakea tietoja ja tulostaa kattavia kulunvalvonnan raportteja. Järjestelmään sisältyvät kulku- ja hälytystapahtumien vastaanotto, ohjaus, seuranta ja raportointi.
Kuinka kauan kulunvalvontatiedot säilytetään järjestelmässä?
Kulunvalvontatietoja säilytetään järjestelmässä tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja asiakkaan tarpeiden perusteella. Henkilötiedot poistetaan, jos henkilö ei ole osoittanut kiinnostusta palveluun 24 kuukauden aikana.
Säilytysajat määräytyvät käyttötarkoituksen mukaan. Työaikaseurannassa tietojen säilyttäminen on työaikalain mukainen velvollisuus, sillä työnantajan on pidettävä kirjaa työntekijöiden työajasta työaikalain vaatimusten mukaisesti. Turvallisuussyistä tallennettuja kulkutietoja voidaan säilyttää pidempään.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään ja toimittamalla kirjallinen pyyntö. Järjestelmästä voidaan poistaa henkilötiedot kokonaan, kun ne eivät ole enää tarpeellisia alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.
Mihin tarkoituksiin kulunvalvontatietoja saa käyttää?
Kulunvalvontatietoja saa käyttää henkilöliikenteen hallintaan, turvallisuuden varmistamiseen, työaikaseurantaan ja kiinteistön suojaamiseen. Tietoja voidaan hyödyntää myös hälytysten määrittämiseen asiakasyrityksen tarpeiden mukaisesti.
Työaikaseurannassa kulunvalvontatietoja käytetään työaikalain vaatimusten täyttämiseen. Järjestelmä voi rekisteröidä työhön käytettyä aikaa, mutta varsinainen työaikaseuranta edellyttää työntekijän suostumusta ja työaikalain mukaisten menettelyjen noudattamista. Työnantajalla on velvollisuus pitää kirjaa tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista.
Turvallisuustarkoituksessa tietoja käytetään ovien käytön valvontaan ja poikkeavista toiminnoista hälyttämiseen. Hälytykset voidaan asettaa menemään suoraan vartiointiliikkeeseen tai matkapuhelimeen. Järjestelmää voidaan valvoa ja ohjata keskitetysti vartiointiliikkeestä.
Miten henkilötietojen käsittely varmistetaan tietoturvallisesti?
Henkilötietojen käsittely varmistetaan tietoturvallisesti teknisillä suojauksilla, pääsynvalvonnalla ja salassapitovelvollisuudella. Tietoja säilytetään suojatuissa tietojärjestelmissä, joihin pääsy on rajattu vain valtuutetuille henkilöille.
Ainoastaan yrityksen työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämillä käyttöoikeuksilla. Rekisterin tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Tämä varmistaa, että tiedot pysyvät luottamuksellisina.
Järjestelmä on helposti liitettävissä muihin järjestelmiin, kuten rikosilmoitinjärjestelmiin, videojärjestelmiin ja rakennusautomaatiojärjestelmiin. Yhteentoimivuus toteutetaan turvallisesti noudattaen tietosuojalainsäädäntöä ja teknisiä turvastandardeja.
JotWare – turvallista kulunvalvontaa ja henkilöliikenteen hallintaa
Olemme JotWare, suomalainen IT-alan asiantuntija, joka on erikoistunut tehokkaaseen ja turvalliseen henkilöliikenteen hallintaan. Toimimme ISO 27001 -sertifioituna turvallisuusratkaisujen toimittajana ja tarjoamme:
- Avaimettomia kulunvalvontajärjestelmiä, jotka skaalautuvat erikokoisten yritysten tarpeisiin
- Vierailijahallintaratkaisuja tehokkaaseen vierailijavirran hallintaan
- Muovikorttitulostusjärjestelmiä jäsen-, henkilö- ja kanta-asiakaskorttien tuottamiseen
- Saumatonta yhteentoimivuutta JotBar-työajanseurannan kanssa
Järjestelmämme voidaan ottaa käyttöön vaiheittain, ovi tai portti kerrallaan, mikä tekee palvelustamme joustavan ja asiakaslähtöisen. Yli 150 tyytyväistä asiakasta useilla eri toimialoilla luottaa ratkaisuihimme. Ota yhteyttä ja keskustellaan, miten voimme auttaa teidän organisaatiotanne kulunvalvonnan toteuttamisessa turvallisesti ja tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.
Tarkista aina kaikki lakiin viittaavat asiat voimassaolevasta lainsäädännöstä.