Yrityksen kannattaa uusia lukitusjärjestelmä silloin, kun nykyinen järjestelmä ei enää vastaa turvallisuustarpeita, avainten hallinta on muuttunut hankalaksi tai kiinteistön käyttäjämäärä on kasvanut merkittävästi. Useimmiten oikea hetki tunnistetaan siitä, että pienetkin muutokset, kuten henkilöstövaihdokset, aiheuttavat kohtuuttomasti vaivaa ja kustannuksia. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät merkit uusimisen tarpeesta sekä sen, miten prosessi käytännössä etenee.
Mitkä merkit kertovat, että lukitusjärjestelmä on vanhentunut?
Lukitusjärjestelmä on vanhentunut, kun se ei enää tue yrityksen päivittäistä toimintaa tai tietoturvavaatimuksia. Selkein merkki on se, että avainten katoaminen tai henkilöstövaihdokset pakottavat sarjoittamaan lukkoja toistuvasti. Myös se, ettei järjestelmä anna minkäänlaista lokitietoa siitä, kuka on liikkunut missäkin ja milloin, on vahva signaali uusimisen tarpeesta.
Muita käytännön merkkejä ovat:
- Avaimia on liikkeellä enemmän kuin tiedät, eikä niitä saada kaikkia takaisin työsuhteen päättyessä
- Kulkuoikeuksia ei voi rajata tilojen tai kellonaikojen mukaan
- Järjestelmä ei integroidu muuhun IT-infrastruktuuriin tai työajanseurantaan
- Lukot tai lukijalaitteet ovat fyysisesti kuluneita tai niissä on toistuvia toimintahäiriöitä
- Tietoturvavaatimukset, esimerkiksi toimialakohtaiset säädökset tai vakuutusyhtiön ehdot, ovat tiukentuneet
Jos tunnistit useamman kohdan yllä olevasta listasta, on hyvä hetki arvioida vaihtoehtoja. Vanhentunut järjestelmä ei pelkästään heikennä turvallisuutta, se myös lisää hallinnollista työtä joka kuukausi.
Mitä eroa on perinteisellä lukolla ja avaimettomalla kulunvalvonnalla?
Perinteinen lukko toimii fyysisellä avaimella, eikä se tallenna tietoa siitä, kuka on avannut oven ja milloin. Avaimeton kulunvalvonta puolestaan perustuu sähköisiin tunnisteisiin, kuten korttiavaimiin tai mobiilitunnisteisiin, ja se tallentaa jokaisen oven avauksen automaattisesti järjestelmään. Tämä antaa yritykselle reaaliaikaisen näkymän henkilöliikenteeseen.
Perinteisen lukon rajoitukset
Fyysinen avain on yksinkertainen, mutta se tuo mukanaan selkeitä haasteita. Avain voidaan kopioida, se katoaa ja sen peruuttaminen vaatii lukon vaihtamisen. Yrityksessä, jossa henkilöstö vaihtuu tai tiloja käyttää useita eri tahoja, kustannukset kasvavat nopeasti. Lisäksi perinteinen lukko ei kerro mitään siitä, milloin tila on avattu tai kuka sen teki.
Avaimettoman kulunvalvonnan edut
Avaimettomassa kulunvalvonnassa kulkuoikeudet hallitaan ohjelmiston kautta. Oikeus voidaan myöntää tai poistaa välittömästi, ilman fyysisiä toimenpiteitä. Järjestelmä voi myös rajata pääsyn tiettyihin tiloihin tai kellonaikoihin, mikä sopii erityisesti yrityksille, joissa eri henkilöstöryhmillä on erilainen tarve liikkua kiinteistössä. Jokaisesta oven avauksesta jää jälki, joten mahdolliset poikkeamat on helppo havaita jälkikäteen.
Kuinka paljon lukitusjärjestelmän uusiminen maksaa yritykselle?
Lukitusjärjestelmän uusimisen kokonaiskustannus riippuu kiinteistön koosta, ovien määrästä ja siitä, millaisia ominaisuuksia järjestelmältä vaaditaan. Yksikäsitteistä hintaa ei voi antaa, mutta kustannuksia voi arvioida vertaamalla niitä nykyisen järjestelmän ylläpitokustannuksiin, kuten lukkojen sarjoituksiin ja avainten uusimiseen.
Kustannuksiin vaikuttavat tyypillisesti seuraavat tekijät:
- Hallittavien ovien ja kulkupisteiden määrä
- Tarvittavat laitteet, kuten kortinlukijat, sähkölukot ja ohjausyksiköt
- Asennustyö ja mahdolliset kaapeloinnit
- Ohjelmistolisenssi ja ylläpito
- Integraatiot muihin järjestelmiin, kuten työajanseurantaan
Käytännössä avaimeton kulunvalvonta voi pitkällä aikavälillä tulla edullisemmaksi kuin perinteinen lukitusjärjestelmä, koska se poistaa tarpeen sarjoittaa lukkoja henkilöstövaihdosten yhteydessä. Järjestelmä voidaan myös ottaa käyttöön vaiheittain, ovi kerrallaan, jolloin investointi jakautuu ajallisesti eikä kaikkea tarvitse tehdä kerralla.
Millaisille yrityksille kulunvalvontajärjestelmä sopii parhaiten?
Kulunvalvontajärjestelmä sopii kaikenkokoisille yrityksille, joissa on tarve hallita sitä, kuka pääsee mihin ja milloin. Se on erityisen hyödyllinen silloin, kun kiinteistössä liikkuu useita eri henkilöstöryhmiä, alihankkijoita tai vierailijoita, tai kun tiettyihin tiloihin pääsyä täytyy voida rajoittaa.
Kulunvalvontajärjestelmästä hyötyvät erityisesti:
- Kasvavat yritykset, joissa henkilöstömäärä muuttuu ja kulkuoikeuksia täytyy päivittää usein
- Toimistot ja toimitilakiinteistöt, joissa useilla eri yrityksillä tai tiimeillä on omat tilansa
- Tuotantolaitokset ja varastot, joissa tiettyihin alueisiin pääsy on rajattava vain valtuutetulle henkilöstölle
- Terveys- ja hyvinvointipalvelut, joissa asiakkailla ja henkilöstöllä on erilaiset kulkuoikeudet
- Koulut ja oppilaitokset, joissa tilojen käyttö vaihtelee päivittäin ja viikonloppuisin
Järjestelmä skaalautuu tarpeen mukaan. Pienelle yritykselle riittää usein muutaman oven hallinta, kun taas suuremmassa organisaatiossa voidaan hallita koko kiinteistöalueen liikennettä yhdestä ohjelmistosta. Vierailijahallinta voidaan myös kytkeä osaksi samaa kokonaisuutta, jolloin myös vieraiden liikkuminen rekisteröityy automaattisesti.
Miten lukitusjärjestelmän uusiminen käytännössä tapahtuu?
Lukitusjärjestelmän uusiminen etenee yleensä kartoituksesta asennukseen ja käyttöönottoon. Prosessi alkaa nykytilanteen arvioinnilla: montako ovea tai kulkupistettä on hallittava, millaisia kulkuoikeuksia tarvitaan ja mihin muihin järjestelmiin kulunvalvonnan tulisi integroitua. Tämän pohjalta valitaan sopiva ratkaisu ja laaditaan toteutussuunnitelma.
Käytännön vaiheet ovat tyypillisesti seuraavat:
- Tarvekartoitus: Selvitetään kiinteistön ovimäärä, käyttäjäryhmät ja erityisvaatimukset
- Ratkaisun valinta: Valitaan laitteisto ja ohjelmisto, jotka vastaavat tarpeita ja integroituvat olemassa olevaan infrastruktuuriin
- Asennus: Laitteet asennetaan oviin, ja järjestelmä kytketään verkkoon. Ethernet-pohjainen ratkaisu ei vaadi erillisiä kalliita kaapelointeja
- Käyttöönotto ja koulutus: Ohjelmisto konfiguroidaan, kulkuoikeudet määritellään ja henkilöstö perehdytetään järjestelmän käyttöön
- Vaiheistus tarvittaessa: Jos budjetti tai aikataulu vaatii, järjestelmä voidaan ottaa käyttöön vaiheittain, yksi ovi tai alue kerrallaan
Uusiminen ei vaadi pitkää käyttökatkosta. Asennus on yleensä nopea, ja vanhan järjestelmän rinnalla voidaan tarvittaessa toimia siirtymävaiheen ajan. Kun järjestelmä on käytössä, kulkuoikeuksien hallinta tapahtuu ohjelmiston kautta, eikä fyysisiä avaimia enää tarvita.
JotWare auttaa sinua uusimaan lukitusjärjestelmän sujuvasti
Me JotWarella olemme erikoistuneet avaimettomiin kulunvalvontaratkaisuihin, jotka sopivat erikokoisille yrityksille. Järjestelmämme toimii ethernet-verkossa, joten erillistä kallista kaapelointia ei tarvita, ja asennus käy nopeasti. Kulunvalvonnan hyödyt ovat käytettävissä ilman turhia viivytyksiä.
Tarjoamme kokonaisvaltaisen ratkaisun, joka kattaa:
- Avaimettoman kulunvalvonnan skaalautuvana kokonaisuutena
- Vierailijahallintaratkaisut, joilla rekisteröit ja seuraat vieraiden liikkumista
- Saumattoman integraation JotBar-työajanseurantaan
- Vaiheistettavan käyttöönoton, ovi tai portti kerrallaan
- 100-prosenttisesti kotimaisen tuotekehityksen ja asiakastuen
Yli 150 asiakasta eri toimialoilla luottaa ratkaisuihimme. ISO 27001 -sertifioituna toimijana pidämme tietoturvan aina etusijalla. Haluatko selvittää, millainen ratkaisu sopii juuri sinun yrityksellesi? Ota meihin yhteyttä ja kartoitetaan tarpeesi yhdessä.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.